Kjell Hassels bild.

Stadgar

Antagna på årsmöte 2015-02-19

Ladda ner i pdf-format: STADGAR SSF antagna 20150219

§ 1

Föreningens namn

Föreningens namn är Sollentuna Släktforskare. Föreningen är ansluten till Sveriges Släktforskarförbund. Föreningen är partipolitiskt och religiöst obunden.

Föreningen har sitt säte i Sollentuna.

§ 2

Föreningens ändamål

Föreningens syfte är att söka, bevara och förmedla kunskap om tidigare generationer till kommande.

§ 3

Föreningens verksamhet

Föreningen främjar intresset för släktforskning genom att

– öka kännedomen om forskningens medel och metoder

– samarbeta med andra organisationer för släktforskning

– samarbeta med bland annat arkiv och bibliotek

– stödja släktforskning genom föreläsningar, kurser, forskarstöd och utställningar.

§ 4

Föreningens organisation

Föreningen består av enskilda medlemmar, partner/familjemedlem och hedersmedlemmar.

§ 5

Medlemskap

5.1 Medlem kan den bli som vill stödja föreningens ändamål och verksamhet och erlägger fastställd avgift.

5.2 Hedersmedlem kan den bli som gjort särskilda insatser för föreningen och utses av årsmötet på förslag av styrelsen.

§ 6

Avgifter

6.1 Avgifter för medlemmar beslutas av årsmötet.

6.2 För enskild medlem fastställs en viss avgift och för partner/familjemedlem på samma bostadsadress fastställs en reducerad avgift.

6.3 Alla som är medlemmar får kallelse och har tillträde till alla arrangemang som föreningen anordnar. Då material skickas med post till medlemmarna skickas enbart ett exemplar per familj.

6.4 Hedersmedlem betalar ingen avgift.

6.5 Den som inträder som medlem efter den 30 september erlägger avgift för påföljande kalenderår.

6.6 Fastställd avgift för kommande år ska vara betald senast det datum som beslutats av styrelsen. Medlem som då inte betalt sin avgift kan ej kräva att få ta del av föreningens medlemsförmåner intill dess att betalning skett.

§ 7

Styrelse

7.1 Föreningens angelägenheter handläggs av en styrelse, som valts av årsmötet. Styrelsen ska bestå av ordföranden och sex ordinarie ledamöter.

7.2 Ordföranden väljs på ett år. Övriga ledamöter väljs för två år i taget, halva styrelsen varje år. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och kassör. Styrelsen kan inom sig utse arbetsutskott. Antalet ledamöter i arbetsutskottet får vara högst tre.

7.3 Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden och är beslutsmässig när ordföranden och minst tre andra ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal är ordförandens röst utslagsgivande.

7.4 Föreningens firma tecknas av ordföranden och kassören tillsammans. Teckningen av föreningens giro- och andra bankärenden sker på sätt som regleras i attestordning fastställd av styrelsen.

§ 8

Valberedning

Årsmötet utser en valberedning om minst två personer som ska ge årsmötet och annars vid behov styrelsen, förslag på styrelseledamöter och revisorer.

§ 9

Revision

Årsmötet utser två revisorer och en revisorssuppleant.

§ 10

Räkenskapsperiod

Föreningens räkenskapsperiod sammanfaller med kalenderåret. Senast 30 dagar före årsmötet ska styrelsen lämna protokoll, räkenskaper och verksamhetsberättelse till revisorerna för granskning.

§ 11

Årsmöte

11.1 Ordinarie årsmöte hålls senast under mars månad.

11.2 Årsmötet består av föreningens medlemmar.

Alla medlemmar äger förslags- och rösträtt. Inom föreningen är endast röstning genom personlig närvaro giltig.

Ledamöterna i föreningens styrelse äger ej rösträtt vid beslut om ansvarsfrihet för styrelsen.

11.3 Skriftlig kallelse till ordinarie årsmöte och extra årsmöte ska tillsammans med möteshandlingar utsändas till medlemmarna minst tre veckor före årsmötet. Kallelsen sker med e-post eller, till den som saknar sådan med vanlig post.

11.4 Årsmöten kan endast besluta i ärenden som upptagits på den dagordning som medlemmarna fått i samband med kallelsen.

11.5 Vid ordinarie årsmötet ska följande ärenden förekomma:
a. Mötets öppnande
b. Fråga om mötets behöriga utlysande
c. Val av ordförande och sekreterare för mötet
d. Val av två rösträknare tillika justerare
e. Fastställande av dagordning
f. Fastställande av röstlängd
g. Verksamhetsberättelsen
h. Årsredovisning
– bokslut
– revisorernas berättelse
– fastställande av resultat- och balansräkningarna
– fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter för den tid revisionen omfattar.
i. Val av:
– ordförande för föreningen
– övriga styrelseledamöter
– två revisorer och en ersättare
– valberedning.
j. Fastställande av verksamhetsplan och budget för det innevarande verksamhetsåret.
k. Fastställande av medlemsavgift för följande verksamhetsår.
l. Behandling av inlämnade motioner, samt ärenden som styrelsen önskar att mötet ska behandla.

11.6 Extra årsmöte hålls, när styrelsen eller revisorerna finner det påkallat eller framställning därom inkommit från minst en femtedel av föreningens medlemmar. Kallelse till extra årsmöte ska utgå senast tre veckor före mötet.

§ 12

Motioner

Förslag som medlemmar önskar att ordinarie årsmötet ska behandla, ska inlämnas till styrelsen senast den 31 januari.

§ 13

Föreningssammankomster

Föreningen ska ha minst två medlemsmöten om året, varav ett är årsmötet.

För årsmöte och extra årsmöte gäller de särskilda bestämmelserna i § 11.

Därutöver kan förekomma medlemsmöte som utlyses av styrelsen. På sådant medlemsmöte behandlas sådana frågor som berör föreningens ändamål och verksamhet.

§ 14

Stadgeändring

14.1 Ändring av dessa stadgar kan ske endast genom beslut vid två årsmöten, varav ett kan vara extra årsmöte. Mellan dessa möten ska minst 30 dagar förflyta.

14.2 För att ändring av stadgan ska bli gällande ska ändring antagas med minst 2/3 majoritet.

14.3 Kallelsen till bägge mötena ska innehålla information om att man avser ändra stadgan. Dessutom ska såväl den gamla stadgan som förslaget till ny stadga bifogas.

§ 15

Upplösning av föreningen

15.1 Upplösning av föreningen kan endast ske genom beslut vid två årsmöten, varav ett kan vara extra årsmöte. Mellan dessa möten ska minst 90 dagar förflyta.

Upplöses föreningen ska dess tillgångar överföras till annan sammanslutning med likartade intressen eller till Sollentuna Bibliotek. Om arkivet innehåller släktutredningar eller annat genealogiskt material ska detta dock lämnas till arkiv, till vilket allmänheten äger tillträde. Föreningens protokoll och räkenskaper lämnas till kommunens föreningsarkiv.

15.2 För upplösning av föreningen måste beslut antagas med minst 2/3 majoritet.

§ 16

Hantering av personuppgifter

16.1 Föreningen upprätthåller ett medlemsregister med uppgifter som är nödvändiga för föreningens administration och verksamhet. Medlemsregistret kan innehålla följande information:
a. Adressuppgifter (för- och efternamn, gatuadress, telefon och epost). Personnummer ska ej registreras.
b. Uppgifter om medlemskapet, förtroendeposter i föreningen och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration.
c. Uppgifter om betalda avgifter till föreningen (Datum, belopp och ändamål). Inga kontonummer eller liknande uppgifter ska registreras.
d. Uppgifter om vilka deltagare som anmäler sig till, respektive deltar i aktiviteter som föreningen anordnar.

16.2 Informationen skall normalt vara tillgänglig endast för styrelsen och andra som fått styrelsens uppdrag att utföra föreningsaktiviteter som kräver tillgång till denna. Informationen skall ej lämnas vidare för reklamändamål.

16.3 Föreningen kan till medlemmarna tillhandahålla/publicera sammanställningar över enskilda medlemmars forskningsresultat eller motsvarande med uppgiftslämnarnas kontaktuppgifter. Att bidra med information till sådana sammanställningar ska vara frivilligt och kräver samtycke från uppgiftslämnaren för publicering.

16.4 Medlem som p.g.a. skyddat boende eller liknande skäl måste ha extra skydd för sina adressuppgifter ska meddela detta till styrelsen.